I segreti di World, Excel e PowerPoint

Office è il pacchetto di software sviluppato da Microsoft per coprire le più comuni esigenze produttive di un pc. Ne fanno parte tre programmi diffusissimi in ambiente lavorativo ma anche famigliare: Word, Excel e PowerPoint. Grandi classici con cui più o meno tutti hanno a che fare. Ma nonostante siano di fatto diventati dei programmi di uso quotidiano, le loro potenzialità sono talmente ampie, che conoscerle tutte non è affatto scontato. Scoprile con la nostra guida:

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Ci sono funzioni che possono davvero semplificare il lavoro. Te ne sveliamo alcune.

Word

È il programma di videoscrittura per eccellenza. Non è l’unico, ma è il più conosciuto. Con Word si possono creare un’infinità di documenti: ci si può scrivere e stampare dei volantini, il curriculum, la tesi di laurea, le proprie memorie. Utilizzarlo non è difficile, ma ci sono funzionalità poco note e molto utili che vale la pena conoscere.

• Personalizzare i salvataggi automatici - Stavi lavorando e il pc si è spento. Per fortuna c’è il salvataggio automatico, che per impostazione predefinita avviene ogni 10 minuti. Ma se il fatto è avvenuto tra un salvataggio e l’altro e hai lavorato molto, potresti aver perso parte del tuo lavoro. Per evitare che ciò accada, puoi personalizzare il salvataggio automatico, impostando ogni quanti minuti vuoi che Word salvi il file. Per farlo, vai in File – Opzioni – Salvataggio.
• Ottimizzare la correzione automatica - Mentre stai scrivendo, Word sottolinea in rosso eventuali errori di ortografia. È però possibile chiedere al programma di correggerne automaticamente alcuni. Per esempio, si può chiedere di trasformare in maiuscole le minuscole dopo un punto o di correggere due lettere iniziali maiuscole. Ma si possono anche impostare altre correzioni, come sostituire “un’altro” con “un altro” o sciogliere acronimi e abbreviazioni usati spesso. Puoi farlo da File – Opzioni – Strumenti di correzione – Opzioni di correzione automatica.
• Salvare in pdf - Stai scrivendo il tuo curriculum, ma vuoi spedirlo in un file chiuso. Con Word, puoi salvarlo in Pdf. Basta andare su File – Esporta – Crea Adobe Pdf. Oppure scegli File – Salva con nome (o Salva una copia) e dal menu a tendina della barra delle estensioni scegli Pdf. 

Excel

È il programma dedicato alla creazione e alla gestione di fogli elettronici e tabelle. Creare una tabella base è semplice, ma la vera forza di Excel sta nella capacità di effettuare calcoli anche complessi, elaborare dati e creare grafici. Un’accurata progettazione di una tabella permette di automatizzare procedure che altrimenti sareb¬bero lunghissime, ripetitive e noiose. E ci sono alcune piccole astuzie che aiutano a utilizzare il programma in modo più efficacie.

• Bloccare la prima riga o colonna - Quando hai una tabella lunga, può essere utile fissare la prima riga o la prima colonna, dove ci sono i titoli, mantenendola sempre in vista. Dalla scheda Visualizza clicca su Blocca riquadri, dal menu che si apre scegli Blocca riga superiore o Blocca prima colonna. Ora, noterai che la prima riga o colonna sarà fissa e sempre visibile.
• Riempire le celle automaticamente - Se in una tabella devi inserire dei dati che si ripetono, che siano formule, date o anche del semplice testo, puoi risparmiare tempo e fatica usando la funzione di riempimento automatico. Seleziona la casella che vuoi usare come base per la compilazione delle celle e porta il mouse sull’angolo in basso a destra della casella, in modo che il puntatore del mouse diventi una piccola croce. Poi clicca, tieni premuto e trascina verso il basso. Le celle si riempiranno automaticamente.
• Formattare con l’apostrofo - Se in una cella digiti un numero che inizia con lo zero, come un prefisso telefonico, per esempio 031, il programma rimuove lo zero. Per ovviare al problema, basta far precedere il numero da un apostrofo, scrivendo ‘031. Questo espediente è utile anche se vuoi bloccare l'esecuzione di una formula, rendendola visibile sul foglio di lavoro (per esempio, ‘=1+1, che senza l’apostrofo verrebbe automaticamente trasformato in un 2). 

PowerPoint

È utile soprattutto in ambiente di lavoro o di studio, perché serve per creare delle presentazioni. Come gli altri due programmi di Office, anche PowerPoint offre una moltitudine di funzionalità. E di opzioni che, anche se non garantiscono il successo, che dipende soprattutto dalla capacità di un relatore di costruire una presentazione interessante, possono quantomeno aiutare nell’intento.

• Usare la griglia e il righello - Per ottenere un buon risultato, è fondamentale disporre tutti gli elementi in modo armonico e gradevole. Sarà più facile riuscire a mantenere l’attenzione di chi ascolta. Per aiutarti, puoi attivare gli strumenti griglia e righello. Vai su Visualizza e spunta le voci Righello e Griglia.
• Inserire uno screenshot - In certi casi può essere utile inserire nelle slide degli screenshot, cioè delle istantanee dello schermo. Vai su Inserisci - Screenshot. Se hai più finestre aperte, scegli quella che ti interessa e ridimensionala secondo le tue necessità.
• Creare una presentazione che si avvia automaticamente - Quando mostri una presentazione a un pubblico, l’ideale è farla partire immediatamente all’apertura del file, evitando momenti di vuoto. Seleziona File - Salva con nome (o Salva una copia). Apri la tendina della barra delle estensioni e scegli Solo presentazione di PowerPoint. Il file avrà l’estensione .ppsx (anziché .pptx). Per avviare la presentazione, basta fare doppio clic sull’icona del file. Per poter modificare un file .ppsx, devi prima aprire PowerPoint e aprire il file tramite File - Apri.