Consigli

Quali documenti archiviare e per quanto tempo

03 aprile 2019
documenti da conservare

03 aprile 2019
Scopri tutte le tipologie di documenti che dovresti conservare e per quanto tempo in base alla loro utilità: bollette, dichiarazione dei redditi o multe.

Alzi la mano chi non ha mai pensato di liberarsi in un colpo solo di tutte le scartoffie accumulate in casa. La tentazione di mettere ordine tra le proprie carte è forte e accomuna tutti noi. Prima di cedere, però, è meglio verificare che quei documenti non ci servano davvero più, al fine di non rischiare di dover pagare due volte la stessa multa o bolletta. Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.

Ecco una tabella che riassume tutti i documenti da conservare e per quanto tempo. Puoi anche scaricare il pdf dell’articolo dal numero di gennaio di InTasca.

Tipologia di documenti Tempo di archiviazione 
 Dichiarazione dei redditi  5 anni
 Bollette  5 anni
 Scontrini  26 mesi
 Multe  5 anni
 Spese condominiali  5 anni
 Affitto  5 anni
 Mutuo  5 anni
 Bonus ristrutturazioni edilizie  5 anni 
 Bollo auto  3 anni
 Ricevute di pagamento  3 anni
 Imposte sugli immobili  5 anni

Perchè conservare documenti e ricevute di pagamento?

Conservare i documenti cartacei importanti, si sa, è buona regola in caso di futuri controlli, per esempio riguardanti eventuali multe o tasse non pagate. Ma per evitare di ritrovarsi la casa invasa da quantità di carta inutile, ecco un prontuario da tenere sempre a portata di mano sui tempi esatti di conservazione dei singoli documenti.

Conservazione della dichiarazione dei redditi

Tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese quando si fa la dichiarazione dei redditi è fondamentale per pagare meno imposte. Il principio cardine per l’inserimento di una spesa in dichiarazione è quello “di cassa”, cioè bisogna fare riferimento al periodo in cui quella spesa è stata sostenuta: se a marzo 2018 abbiamo pagato l’assicurazione annuale sulla vita (la cui copertura dura, quindi, fino a febbraio 2019), fa fede la data in cui abbiamo versato il premio. Quella spesa andrà quindi interamente detratta nella dichiarazione del 2019 relativa ai redditi 2018. Il fisco ha tempo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione per effettuare controlli. La dichiarazione dei redditi presentata nel 2019 deve essere conservata, con la relativa documentazione, per cinque anni, cioè fino al 31 dicembre 2024. Nel caso in cui si sarebbe dovuta presentare la dichiarazione e non lo si è fatto, il fisco estende a sette anni la possibilità di fare controlli.

Conservazione delle bollette

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni. Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza. Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.

Conservazione degli scontrini

Per far valere tutti i diritti previsti dalla legge nel caso si acquisti un prodotto che presenta difetti o non funziona a dovere, è opportuno conservare lo scontrino di acquisto per il tempo di durata della garanzia del bene, quindi per almeno 26 mesi. Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva.

Conservazione delle multe

In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni. Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. Prima di tale data la prescrizione rimane in standby (non ne decorrono i termini): il Comune, per esempio, può impiegare un anno per iscrivere a ruolo la multa; poi, una volta consegnato il ruolo all’esattore, scattano i 2 anni di prescrizione.

Conservazione di spese condominiali, pagamenti d’affitto e tasse sui rifiuti

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.

  • Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
  • Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.
  • Tassa sui rifiuti. I vari passaggi da Tarsu a Tia1, Tia2, Tares, Tari non hanno modificato i termini di decadenza per effettuare i controlli. Questi ultimi possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

Conservazione dei documenti relativi al mutuo

Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata. Trascorso questo periodo la banca non può più contestare un eventuale mancato pagamento di una rata. E' bene, però, in via precauzionale, conservare tutte le ricevute di pagamento relative ai mutui ipotecari fino al momento in cui l’ipoteca sul bene a garanzia non sarà stata cancellata.

Conservazione dei documenti relativi ai bonus per ristrutturazioni edilizie

Preziose occasioni di risparmio sono quelle legate alle detrazioni sulle ristrutturazioni edilizie, gli interventi di risparmio energetico, gli acquisti di mobili e grandi elettrodomestici. Come per tutte le altre spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche il controllo della documentazione che attesta i lavori compiuti in casa segue lo stesso termine di prescrizione, cioè 5 anni.

Per questo particolare caso, però, l’applicazione è differente, perché la rateazione delle agevolazioni si spalma su dieci anni. Di conseguenza, si amplia anche il periodo durante il quale il fisco può effettuare controlli: bisogna conservare i documenti fino a cinque anni dopo che si è goduto dell’ultima rata delle agevolazioni. Facciamo un esempio: chi ha effettuato lavori di ristrutturazione nel 2013, considerando la rateazione su 10 anni, approfitterà delle agevolazioni fino al 2023: dovrà quindi conservare la documentazione fino al termine di prescrizione del controllo della dichiarazione in cui si inserirà l’ultima rata, cioè fino alla fine del 2028.

Conservazione del bollo dell’auto

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento. Quindi, per i versamenti fatti nel 2019 i documenti vanno conservati fino al 2022.

Conservazione delle ricevute di pagamento

Per quanto riguarda la conservazione delle ricevute di pagamento, è utile sapere che le cambiali si devono conservare per 3 anni a partire dalla scadenza.

Conservazione delle parcelle dei professionisti

Per quanto riguarda la conservazione delle parcelle dei professionisti, ovvero il conto presentato da questi ultimi, è utile sapere che vanno tenute per 3 anni. Tale è infatti il termine di prescrizione previsto dal codice civile. Per professionisti si intendono avvocati, medici, dentisti, architetti, ecc.

Conservazione delle tasse sulla casa

I controlli da parte dei Comuni per le imposte locali sugli immobili, cioè Imu e Tasi, possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione. Per un’imposta sulla casa pagata nel 2018, la documentazione va tenuta fino al 31 dicembre 2023.