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La tabella dei documenti da conservare per 5, 10 o 20 anni

07 dicembre 2022
documenti da conservare

Scopri tutte le tipologie di documenti che dovresti conservare e per quanto tempo in base alla loro utilità: bollette, dichiarazione dei redditi o multe.

Alzi la mano chi non ha mai pensato di liberarsi in un colpo solo di tutte le scartoffie accumulate in casa. La tentazione di mettere ordine tra le proprie carte è forte e accomuna tutti noi. Prima di cedere, però, è meglio verificare che quei documenti non ci servano davvero più, al fine di non rischiare di dover pagare due volte la stessa multa o bolletta. Bollette, fatture, ricevute, scontrini e altro devono essere conservati per i giusti tempi (validità dei documenti), per averli a disposizione in caso di controlli fiscali.

Ecco una tabella che riassume tutti i documenti da conservare e per quanto tempo. Puoi anche scaricare il pdf dell’articolo dal numero di settembre di InTasca.

Tipologia di documenti Tempo di archiviazione 
 Dichiarazione dei redditi  5 anni
 Bollette  5 anni
 Scontrini  26 mesi
 Multe  5 anni
 Certificato di prestazione energetica  20 anni
 Mutui e finanziamenti  10 anni
 Imposte sulla casa e sui rifiuti  5 anni
 Ristrutturazioni e bonus  15 anni 
 Sentenze  10 anni
 Parcelle e cambiali  da 3 a 10 anni
 Bollo auto  3 anni
 Titoli di studio  sempre
 Documenti per usucapione 20 anni 
 Buste paga almeno 5 anni 
 Contributi previdenziali autonomi e liberi professionisti  sempre

 Rogiti, documenti di proprietà, referti medici

 sempre
 Affitto e spese condominiali 5 anni, con qualche eccezione 
 Polizze e documenti assicurativi  da 1 a 10 anni
 Estratti di conto corrente e certa di credito  10 anni

Perchè conservare documenti e ricevute di pagamento?

Conservare i documenti cartacei importanti, si sa, è buona regola in caso di futuri controlli, per esempio riguardanti eventuali multe o tasse non pagate. Ma per evitare di ritrovarsi la casa invasa da quantità di carta inutile, ecco un prontuario da tenere sempre a portata di mano sui tempi esatti di conservazione dei singoli documenti.

Conservazione della dichiarazione dei redditi

La dichiarazione dei redditi presentata quest’anno deve essere conservata, con la relativa documentazione, per 5 anni, cioè fino al 31 dicembre 2027. Nel caso in cui avreste dovuto presentare la dichiarazione, ma non lo avete fatto, il Fisco può fare controlli per sette anni. Quindi, è molto importante tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese e pagare meno imposte.

Il principio cardine per l’inserimento di una spesa in dichiarazione è quello “di cassa”, cioè bisogna fare riferimento al periodo in cui quella spesa è stata sostenuta: se a marzo 2022 abbiamo pagato la polizza annuale sulla vita (la cui copertura dura, quindi, fino a febbraio 2023), fa fede la data in cui abbiamo versato il premio. Quella spesa andrà quindi interamente detratta nella dichiarazione del 2023 relativa ai redditi 2022.

Il Fisco ha tempo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione per fare controlli. Attenzione alla precompilata: anche se le spese che avete sostenuto risultano già al Fisco e sono correttamente inserite nella dichiarazione dei redditi precompilata online, non si è esentati dalla loro conservazione.

Conservazione delle bollette

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni. Le bollette di acqua, luce, gas e telefono vanno tenute per 5 anni dalla scadenza. Per luce e gas, la prescrizione dei controlli si riduce a 2 anni in caso di rilevanti ritardi nella fatturazione per colpa del fornitore.

Conservazione degli scontrini

Se acquistate un prodotto, in caso di difetto o malfunzionamento è beneavere lo scontrino per far valere la garanzia legale (se non lo avete potetedimostrare la data di acquisto in altro modo: ad esempio, con l’estrattoconto della carta di credito). Lo scontrino va conservato per il tempoutile a far valere la garanzia legale, almeno 26 mesi.

Se avete acquistatoun’estensione di garanzia o se il produttore ne prevede una di maggioredurata, è meglio tenere lo scontrino per la durata della garanzia aggiuntiva.Se poi lo scontrino o la fattura riguardano un acquisto che dà diritto aottenere una detrazione o una deduzione nella dichiarazione dei redditi,vanno conservati insieme a quest’ultima per tutto il periodo utile ai fini dieventuali controlli.

Conservazione delle multe

In generale, il termine di prescrizione per il pagamento delle multe per infrazioni al Codice della strada è di 5 anni. Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. Prima di tale data la prescrizione rimane in standby (non ne decorrono i termini): il Comune, per esempio, può impiegare un anno per iscrivere a ruolo la multa; poi, una volta consegnato il ruolo all’esattore, scattano i 2 anni di prescrizione.

Conservazione di spese condominiali, pagamenti d’affitto e tasse sui rifiuti

Ci sono documenti da conservare per non pagare due volte per lo stesso servizio in caso di contestazioni.

  • Spese condominiali. Le ricevute si prescrivono in 5 anni.
  • Affitto. Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.
  • Tassa sui rifiuti. I vari passaggi da Tarsu a Tia1, Tia2, Tares, Tari non hanno modificato i termini di decadenza per effettuare i controlli. Questi ultimi possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

Conservazione dei documenti relativi a mutui e finanziamenti

Il termine di conservazione generale dei documenti è di 10 anni dalla fine del contratto. Per le domande di finanziamento non accolte o a cuisi rinuncia, il termine di conservazione della documentazione è di 90 giorni dalla cessazione degli effetti della domanda: visto che questi dati vengono iscritti nelle banche dati consultate dalle finanziarie, può essere utile avere a disposizione la documentazione in caso di problemi. Se la domanda richiede invece un’istruttoria, il termine massimo di iscrizione della domanda nelle banche dati creditizie (e quindi di conservazione dei documenti) è di 180 giorni.

Conservazione dei documenti relativi ai bonus per ristrutturazioni edilizie

Parliamo della documentazione necessaria per chiedere le detrazioni su ristrutturazioni edilizie, superbonus 110%, interventi di risparmio energetico e antisismici, rifacimento facciate esterne e acquisto di mobili ed elettrodomestici: come per tutte le altre spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche il controllo della documentazione che attesta i lavori compiuti in casa segue lo stesso termine di prescrizione, cio è 5 anni. Per questo particolare caso, però, l’applicazioneè differente, perché la rateazione di alcune agevolazioni arriva a spalmarsi su 10 anni. Di conseguenza, si amplia anche il periodo durante il quale il Fisco può fare controlli: bisogna quindi conservare i documenti fino a 5 anni dopo che si è goduto dell’ultimarata delle agevolazioni. Chi fa lavori di ristrutturazione nel 2022, considerandola rateazione su 10 anni, approfitterà delle agevolazioni fino alla dichiarazione dei redditi presentata nel 2032: dovrà dunque conservare la documentazione fino al termine di prescrizione del controllo della dichiarazione in cui si inserirà l’ultima rata, cioè fino alla fine del 2037.

Conservazione del certificato di prestazione energetica

Il certificato di prestazione energetica, che indica la classe dei consumi di un immobile, ha una durata di dieci anni; poi deve essere rinnovato. Se si vuole stare tranquilli, è meglio conservarlo per 20 anni dal rilascio (10 didurata più 10 anni per eventuali problematiche successive).

Conservazione delle sentenze

I diritti che sono conseguenza di una sentenza giudiziaria si prescrivono in 10 anni, termine per conservare la relativa documentazione. Fanno eccezione le sentenze in materia di famiglia o stati della persona: per questi è consigliabile conservare la documentazione per sempre. Anche se l’esito di queste sentenze viene trascritto nell’anagrafe comunale (ad esempio lo stato di separazione o divorzio), non ne vengono riportate le condizioni di dettaglio. Così, ad esempio, può essere utilean che dopo 10 anni sapere come sono stati regolati gli assegni di mantenimento o altre questioni la cui rilevanza può emergere a distanza di parecchio tempo.

Conservazione del bollo dell’auto

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni da quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento. Quindi, per i versamenti fatti nel 2022 i documenti vanno conservati fino al 2025.

Conservazione dei titoli di studio

Vanno conservate per sempre le certificazioni relative a titoli di studio, corsi e abilitazioni. Gli enti pubblici sono comunque obbligati a conservare tali documenti, mentre questa regola non vale per gli istituti privati. Venire in possesso di questi documenti, in caso di perdita, è quasi sempre possibile, ma richiede tempo e non sempre è gratuito.

Conservazione di rogiti, documenti di proprietà e referti medici

Gli atti di proprietà di beni immobili e mobilire gistrati (rogiti notarili, certificati di proprietà dell’auto o dichiarazioni di successione e di accettazione di eredità) vanno conservati persempre. In caso di perdita o distruzione di questi documenti in genere è possibile ricostruire il titolo di provenienza, ma può essere un’operazione complessa e costosa.

Da conservare sono anche le dichiarazioni di conformità alle normedi sicurezza degli impianti domestici (impianto elettrico, gas…), così come i documenti relativi a pratiche e sanatorie di eventuali abusi edilizi. Nel caso di vendita dei beni, è meglio conservare una copia dei documenti per altri 10 anni.

È opportuno conservare per sempre anche i propri referti clinici, in modo da avere a disposizione la propria storia sanitaria (dopo 10 anni non si può più chiedere un risarcimento per i danni, ma i documenti anche più vecchi di 10 anni possono sempre essere utilizzati come prova delle condizioni di salute precedenti).

Conservazione dei contributi previdenziali autonomi e liberi professionisti

Tutti gli istituti previdenziali sono ormai muniti di estratti conto previdenziali. In caso di problemi e contestazioni che potrebbero sorgere, ad esempio per la liquidazione della pensione, è comunque utile avere sempre la prova dei versamenti effettuati.

Conservazione delle ricevute di pagamento

Per quanto riguarda la conservazione delle ricevute di pagamento, è utile sapere che le cambiali si devono conservare per 3 anni a partire dalla scadenza.

Conservazione delle parcelle delle cambiali

Le parcelle di avvocati, dentisti, medici, architetti… vanno conservate per 3 anni. Anche le cambiali si devono conservare per 3 anni a partire dalla scadenza. Attenzione: la prescrizione è però solo “presuntiva”. In pratica, per non sbagliare, è meglio conservare la documentazione per 10 anni.

Conservazione delle tasse sulla casa

Per l’Imu, le richieste del Comune possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione. Quindi, per un’imposta sulla casa pagata nel 2022, la documentazione va tenuta fino al 31 dicembre 2027.

Conservazione polizze e documenti assicurativi

Per le polizze danni, se non si sono verificati sinistri, occorre tenere la documentazione di versamento (la quietanza) per almeno un anno,termine massimo entro il quale l’assicuratore può fare contestazioni.Se siamo stati responsabili di un sinistro (ad esempio, un incidente stradale) la documentazione va conservata fino alla sua chiusura definitiva. Però, dato che la prescrizione dei diritti per le polizze danni scatta dopo 2 anni, per tutelarsi è comunque meglio tenere la documentazione per quella durata dopo la scadenza della polizza. Per le polizze vita, la documentazione va conservata per 10 anni dalla fine del contratto, termine di prescrizione per queste assicurazioni. Se la ricevuta di pagamento del premio è servita ai fini fiscali, bisogna invece conservare la documentazione per almeno 5 anni dalla dichiarazione dei redditi.

Conservazione estratti di conto corrente e carta di credito

Il termine per esercitare un diritto connesso a un conto corrente è fissato in 10 anni. Secondo la giurisprudenza questo termine, in alcuni casi, può decorrere dalla fine del contratto.