Come si scrive il verbale di assemblea condominiale

Che cos’è un verbale di assemblea condominiale? E chi lo scrive? Ti aiutiamo a rispondere alle tue domande e capire cosa scrivere in un verbale durante un’assemblea di condominio e chi deve occuparsene.

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Che cos’è un verbale di assemblea di condominio

Il verbale è un documento che riassume la discussione e le decisioni prese durante l’assemblea di condominio. L’amministratore deve inviarlo ai condòmini assenti, nei giorni successivi alla conclusione della riunione, ma è buona norma inviarlo a tutti.

Il termine per l’invio non è precisato da nessuna norma e dipenderà dalla diligenza dell’amministratore, anche se è nell’interesse di tutti che l’invio sia tempestivo, perché dalla data di comunicazione decorrono i 30 giorni concessi agli assenti per chiederne l’annullamento.

Chi lo scrive

Alla stesura del verbale provvede normalmente il segretario sotto la supervisione del presidente. Per nessuna delle due cariche il Codice Civile prevede espressamente la nomina. Il presidente viene eletto per consuetudine dall’assemblea, mentre il segretario in genere viene nominato per la comodità di disporre di qualcuno che si faccia carico delle formalità amministrative dell’assemblea. Inoltre, sono loro (e non l’amministratore) a siglare eventuali correzioni o modifiche e i documenti allegati al verbale. Le loro funzioni si esauriscono al termine della riunione.

Cosa scrivere

Scrivere un verbale comprensibile richiede una certa pratica, buone capacità espositive e di sintesi. Dovrebbe essere scritto in termini semplici, evitando burocratismi e formule di non facile comprensione.

Il verbale di assemblea condominiale dovrà contenere le seguenti informazioni (vedi facsimile):

• l’indicazione di assemblea ordinaria o straordinaria;
• se si tratti di prima o di seconda convocazione;
• la data, l’ora, il luogo, l’ordine del giorno;
• la descrizione della costituzione, la nomina del presidente e del segretario, la verifica della regolarità degli avvisi e delle deleghe, le presenze e il computo dei relativi valori millesimali;
• vanno indicati anche gli assenti, perché questi hanno diritto a impugnare le delibere;
• segue la relazione sulla discussione, gli interventi, il voto e i risultati raggiunti a ogni punto esaminato all’ordine del giorno, individuando favorevoli, contrari e astenuti;
• la parte finale riporta la dichiarazione di scioglimento dell’assemblea e le firme di presidente e segretario.

Chi conserva il verbale

Il verbale va trascritto in un registro: basta un semplice quaderno, non sono richieste formalità particolari e non serve bollatura.

È compito dell’amministratore (e non dei condòmini) conservare i documenti condominiali, sia in riferimento al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio. A meno che non si tratti di un condominio senza amministratore: in questo caso spetta a tutti i condòmini, in particolar modo al facente funzione.

Il verbale dell'assemblea riporta anche le decisioni prese all'unanimità sulla redistribuzione tra i condomini dei debiti condominiali.